Документы

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила регулируют порядок пользования работниками государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения Новосибирской области «Новосибирский авиационный технический колледж имени Б.С. Галущака» (далее - колледж) корпоративной электронной почтой колледжа (далее – корпоративная почта).

1.2. Система корпоративной почты организована в доменах «natk.ru» и «natc.ru». Использование иных почтовых серверов для служебной переписки запрещается.

1.3. В рамках корпоративной почты используются следующие электронные адреса (далее – адреса):

• официальные адреса структурных подразделений и органов управления (далее – адреса структурных подразделений);
• индивидуальные адреса работников колледжа;
• служебные (технические) адреса, предназначенные для организации определенных видов деятельности (далее – адреса мероприятий).

1.4. Система корпоративной почты используется в информационных целях, в том числе в целях оповещения, организации работы, обеспечения внутренних и внешних коммуникаций.

Распоряжения должностных лиц колледжа, исполнение которых необходимо проконтролировать, оформляются в письменной форме и дублируются средствами корпоративной почты.

2. Правила пользования корпоративной почтой работниками

2.1. Работник колледжа имеет право пользоваться корпоративной почтой при осуществлении своих трудовых обязанностей, в том числе отправлять и получать электронные письма (далее – письма) внутренним и внешним корреспондентам с использованием индивидуального адреса.

2.2. Отправление и получение писем с использованием адресов структурных подразделений и адресов мероприятий осуществляется соответственно руководителями данных структурных подразделений и/или другими работниками колледжа по поручению соответствующего руководителя, ответственного за проведение мероприятия.

2.3. Пользование корпоративной почтой осуществляется с помощью веб-интерфейсов или с помощью различных почтовых программ.

2.4. Работник колледжа при подготовке письма должен:

• указывать тему письма, соответствующую его содержанию;
• в случае, если к письму прилагаются файлы-вложения, указать на данное обстоятельство в основном тексте письма;
• в конце письма разместить свою подпись (фамилию, имя, отчество), указание на свою должность, место работы (структурное подразделение), рабочий телефон, включая междугородний код города, адрес корпоративной почты.

Образец оформления письма размещен в приложении к настоящим Правилам.

2.5. Работнику колледжа запрещается:

2.5.1. использовать корпоративную почту для целей, не связанных с исполнением трудовых обязанностей;

2.5.2. осуществлять массовую рассылку писем внешним адресатам, в том числе писем рекламного характера, если иное не предусмотрено деятельностью структурного подразделения;

2.5.3. рассылать письма, содержащие:

• конфиденциальную информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, в том числе содержащую государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные
• граждан в открытом виде (при отсутствии согласия последних), материалы, использование которых нарушает права на результаты интеллектуальной деятельности;
• недостоверную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, порочащую деловую репутацию, способствующую разжиганию национальной розни, призывающую к совершению противоправной деятельности и т.п.;
• компьютерные коды;
• файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования;
• программы для осуществления несанкционированного доступа;
• серийные номера к программным продуктам и программы для их генерации;
• логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете;
• ссылки на вышеуказанную информацию.
• 2.5.4. без разрешения администратора системы корпоративной почты:
  публиковать любые индивидуальные адреса, используемые в рамках корпоративной почты, на общедоступных Интернет- ресурсах;
  сообщать пароль доступа к своему почтовому ящику другим лицам.
  2.6. При систематическом (два и более раза) нарушении запретов, указанных в пункте 2.5 настоящих Правил, работник колледжа может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
  2.7. Работнику колледжа рекомендуется регулярно (не менее одного раза в течение рабочего дня) проверять поступление почты на свой адрес.

3. Правила организации деятельности корпоративной почты

3.1. Функционирование корпоративной почты обеспечивают информационно-технической службой колледжа.

3.2. Информационно-техническая служба:

• является администратором системы корпоративной почты;
• ведет учет адресов, мониторинг пользования корпоративной почтой;
• обеспечивает создание, блокирование и ликвидацию адресов;
• осуществляет программное сопровождение работы корпоративной почты, устранение ошибок и неисправностей в ее работе.
• Предоставляет работникам колледжа информацию о реквизитах электронных адресов.

3.3. Индивидуальный адрес работника колледжа создается при приеме на работу в колледж, смене работником фамилии, а также по инициативе директора, его заместителей или руководителей структурных подразделений.

Для лиц, работающих в колледжа только на условиях почасовой оплаты, гражданско-правового договора, индивидуальные адреса, как правило, не создаются.

Ликвидация индивидуального адреса работника осуществляется при его увольнении, смене им фамилии, а также при систематическом нарушении работником настоящих Правил.

3.4. Адреса структурных подразделений создаются при образовании данных структурных подразделении (их реорганизации и переименовании).

Ликвидация адресов структурных подразделений осуществляется при ликвидации данных структурных подразделений, их переименовании, реорганизации (если в результате реорганизации изменяется наименование подразделения).

3.5. Адреса мероприятий создаются по инициативе работников, которым поручено проведение мероприятия.

Адреса мероприятий ликвидируются после окончания осуществления соответствующей деятельности. Срок действия адреса сообщается дополнительно.

3.6. Содержимое почтового ящика работника может быть проверено администратором системы корпоративной почты без предварительного уведомления работника по требованию непосредственного (вышестоящего) руководителя данного работника.

3.7. Информационно-техническая служба блокирует доступ к адресам, используемым в системе корпоративной почты, в случаях:

• осуществления рассылки писем, содержащих вредоносные программы, спам, информацию, распространение которой запрещено нормативными правовыми актами;
• возможности доступа к соответствующим почтовым ящикам третьих лиц;
• использования работником корпоративной почты не по назначению;
• в иных случаях нарушения настоящих Правил.

3.8. Администратор системы корпоративной почты в течение рабочего дня направляет уведомление о блокировании адреса его пользователю и руководителю соответствующего структурного подразделения.

3.9. Блокирование почтового ящика может быть прекращено администратором системы корпоративной почты при устранении причин блокирования. О прекращении блокирования администратор информирует пользователя и его руководителя посредством электронной почты или телефона.

Приложение

к Правилам пользования корпоративной электронной почтой и организации ее деятельности

Образец оформления электронного письма

Адресат: [адрес1@natk.ru]; [адрес2@natc.ru]

Тема: [Правила пользования корпоративной электронной почтой (проект)]

Тело письма:

[Добрый день, уважаемые коллеги!

Предлагаю вашему вниманию проект локального нормативного акта - Правила пользования корпоративной электронной почтой.

Необходимость в правилах стала очевидной в связи с все более широким применением корпоративной почты.

Правила пользования корпоративной электронной почтой в прилагаемом файле – правила пользования КЭП.]

Подпись:

[С уважением,

программист информационно-технической службы ГБПОУ НСО «Новосибирский авиационный технический колледж имени Б.С. Галущака»

Чернявин Иван Иванович

+7 (383) 2-173-178,

e-mail: germiod@natk.ru]